Cómo descargar Microsoft Office gratis si eres profesor, estudiante o empleado

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Si eres profesor, alumno o trabajas en un centro educativo, es muy posible que puedas descargar y usar la suite de Microsoft Office completamente gratis sin que nadie te lo haya explicado con claridad. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams, OneDrive… todo el paquete profesional que suele ser de pago puede estar incluido en tu institución sin que lo sepas.

También hay opciones gratuitas o de prueba para empleados de empresa, compradores de un PC nuevo y usuarios domésticos que se conforman con la versión online de Office. En este artículo vas a ver, con todo lujo de detalles y paso a paso, todas las maneras oficiales y legales de conseguir Microsoft 365 u Office sin pagar, qué requisitos necesitas y qué hacer si tu centro o empresa no aparece como compatible.

Qué es Microsoft 365 Education y qué incluye gratis

Microsoft ofrece un programa específico llamado Microsoft 365 (antes Office 365) Education, pensado para centros educativos reconocidos: colegios, institutos, universidades y otras instituciones formativas. A través de este programa, estudiantes, docentes y personal del centro pueden utilizar la suite de ofimática sin coste mientras sigan vinculados a la institución.

Con esta licencia educativa tienes acceso a las mismas aplicaciones principales que en la versión de pago, tanto en versión web como en versión de escritorio instalable en tu ordenador o dispositivos móviles, siempre que el centro esté dado de alta en el programa de Microsoft.

En concreto, el plan habitual de Office 365 Education gratis suele incluir:

• Aplicaciones de Office de escritorio y online: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, y en Windows también Access y Publisher.
• Microsoft Teams: plataforma para clases online, videollamadas, chats y trabajo colaborativo.
• OneDrive con 1 TB de almacenamiento en la nube para guardar trabajos, apuntes y proyectos.
• SharePoint para sitios y trabajo en equipo.
• Microsoft Forms para crear encuestas, exámenes tipo test y formularios.
• Sway para presentaciones interactivas y contenidos más visuales.
• Acceso en hasta 5 dispositivos distintos por usuario: PC, Mac, tabletas y móviles.

La duración de esta licencia educativa está ligada a tu situación en la institución: seguirás disfrutando de Office gratis mientras seas estudiante, profesor o personal activo. Una vez que te gradúas, cambias de centro o te dan de baja, el acceso acaba caducando después de un tiempo de gracia.

Requisitos para conseguir Microsoft Office gratis si eres estudiante o profesor

Para que Microsoft te deje descargar e instalar Microsoft 365 Education sin pagar, hay dos condiciones clave que debes cumplir: disponer de un correo institucional válido y que tu centro forme parte del programa de educación de Microsoft.

El primer requisito es tener un correo electrónico académico o institucional, es decir, una dirección facilitada por tu escuela, instituto o universidad. Suelen ser cuentas con dominios del estilo @unam.mx, @uc3m.es, @edu.es o similares, gestionadas por el propio centro educativo.

Por ejemplo, podrías usar direcciones semejantes a estudiante@unam.mx, alumno@uc3m.es, usuario@uba.ar, nombre@udla.edu.co, o cuentas de educación de las comunidades autónomas (como xxxx@educa.jcyl.es). Lo importante es que la dirección de correo pertenezca al dominio oficial del centro y esté activa.

Los correos personales de tipo Gmail, Outlook.com, Hotmail, Yahoo o similares no sirven para activar Office 365 Education. Puedes iniciar sesión con ellos en la versión web gratuita de Office, pero no para la licencia completa de educación.

La segunda condición es que tu institución debe estar dada de alta en Microsoft 365 Education. La buena noticia es que la mayoría de universidades públicas, muchas privadas y buena parte de los colegios e institutos de España y Latinoamérica ya se han inscrito en el programa de Microsoft porque es gratuito para el centro y da bastantes ventajas.

Cómo comprobar si tu centro es elegible y activar tu cuenta educativa

Lo primero que debes hacer es comprobar si tu cuenta institucional da derecho a Office 365 Education. Microsoft tiene un formulario que realiza esta verificación de manera automática introduciendo simplemente tu correo académico.

Para ello, accede a la página de educación de Microsoft, concretamente a la sección de Office 365 para Educación. Allí suele aparecer un botón con un texto del estilo “Obtén Office 365 gratis” o “Comenzar”. Es en ese punto donde tendrás que escribir tu dirección institucional.

El proceso básico para verificar tu elegibilidad suele seguir estos pasos generales:

1. Ir a la página oficial de Microsoft 365 Education (en su versión en español).
2. Pulsar en el botón tipo “Obtén Office 365 gratis” o similar.
3. Introducir tu correo institucional en el campo correspondiente.
4. Hacer clic en “Comenzar” o “Siguiente” y esperar a que el sistema valide tu dominio.

Si tu centro ya está registrado, verás una pantalla para crear o asociar tu cuenta educativa. En ese momento tendrás que rellenar un breve formulario en el que indicas si eres estudiante, profesor o personal del centro, pones tu nombre, eliges una contraseña y aceptas las condiciones de uso.

Tras completar el registro, Microsoft envía un correo de verificación a tu dirección institucional. Tienes que abrirlo y pulsar en el enlace de confirmación para que la cuenta quede activada correctamente y así se habilite el acceso a la descarga de Office.

Pasos para descargar e instalar Microsoft 365 Education en tu ordenador

Una vez que tu cuenta educativa está activa, ya puedes descargar el instalador completo de Microsoft 365 para Windows o Mac. El procedimiento es muy similar tanto si eres estudiante como profesor o personal de administración.

El punto de entrada habitual es el portal unificado de Microsoft, al que se accede desde la dirección portal.office.com o office.com. En ese sitio podrás encontrar el botón de instalación de las aplicaciones de escritorio.

Los pasos para descargar e instalar Office 365 Education en tu equipo son, a grandes rasgos, los siguientes:

1. Inicia sesión en portal.office.com con tu correo y contraseña educativos.
2. Una vez dentro, en la esquina superior derecha, localiza el botón “Instalar Office” o “Instalar aplicaciones”.
3. Haz clic en el desplegable y selecciona la opción “Aplicaciones de Microsoft 365” o la que indique la instalación del paquete completo.
4. Elige, si se te ofrece, el idioma y la arquitectura (por defecto 64 bits suele ser lo recomendable, salvo que tengas un equipo muy antiguo).
5. Pulsa en “Instalar” y se descargará un archivo ejecutable (en Windows suele llamarse algo tipo OfficeSetup.exe).

Una vez descargado el instalador, abre la carpeta de descargas de tu ordenador, haz doble clic sobre el archivo ejecutable y sigue las instrucciones en pantalla. La instalación se realiza de manera casi automática, aunque puede tardar entre 10 y 20 minutos según la velocidad de tu conexión y la potencia del equipo.

Durante la instalación no tendrás que configurar gran cosa, simplemente esperar a que Microsoft 365 termine de descargarse e instalarse. Al finalizar, tendrás disponibles en el menú Inicio o en el Launchpad (en Mac) aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, Outlook o OneNote listas para usar.

La primera vez que abras una de estas aplicaciones, se te pedirá que inicies sesión con tu cuenta educativa (el mismo correo institucional que utilizaste para el registro). Esta validación enlaza la instalación de Office con tu licencia de estudiante o profesor y, en general, no vuelve a pedirse más adelante, salvo que cambies de cuenta o desinstales el programa.

Instalación de Office 365 Education a través del portal de tu Consejería o universidad

En algunos casos, especialmente en instituciones públicas de educación primaria y secundaria, no vas directamente a la web de Microsoft, sino a un portal de tu comunidad autónoma o de la propia universidad. Desde ahí te redirigen con tu usuario académico a la página de instalación de Office.

Por ejemplo, en ciertos portales educativos se sigue un proceso muy típico: primero entras en la página principal de la Consejería de Educación y haces clic en un botón similar a “Acceso privado” o “Zona privada”. Allí te solicitan tu usuario y contraseña de la plataforma institucional (como tu correo del tipo xxxx@educa.jcyl.es).

Después de iniciar sesión, el sistema te devuelve a una página inicial interna donde verás un enlace del estilo “Acceso a mi zona privada” o un panel de aplicaciones disponibles. Desde esa área personal suele aparecer un icono o enlace llamado “Office 365”, que es el que debes pulsar.

Al hacer clic en ese enlace, te llevarán a Office.com ya autenticado con tu cuenta institucional. Una vez allí, de nuevo te encontrarás con el botón “Instalar aplicaciones” o “Instalar Office” en la parte superior derecha, normalmente con un pequeño triángulo desplegable junto a él.

Al desplegarlo, lo más sencillo es elegir la primera opción de instalación, que suele corresponderse con la versión recomendada del paquete completo. Esa descarga generará el ejecutable que, una vez abierto, se encargará de instalar toda la suite sin que tengas que intervenir demasiado.

Cómo elegir entre 32 bits y 64 bits en la instalación

En algunos portales o durante el proceso de descarga, verás que se ofrece la posibilidad de seleccionar la versión de 32 bits o de 64 bits de Microsoft 365. Aunque por defecto se sugiere la de 64 bits, puede que te interese cambiarla si tu equipo es antiguo o si tienes compatibilidades que dependen de la versión de Office.

Para acceder a esta elección, en lugar de hacer clic en la opción rápida de instalación del paquete completo, debes pulsar en algo similar a “Otras opciones de instalación” dentro del desplegable de “Instalar aplicaciones”. Ahí podrás ver tus dispositivos, las aplicaciones disponibles y el selector de arquitectura.

En esa nueva ventana, busca el apartado que suele llamarse “Ver aplicaciones y dispositivos”. Al entrar, aparecerá una sección donde se muestra tu licencia y un menú para elegir el idioma, la versión de Office y la variante de 32 o 64 bits.

Si quieres forzar la instalación de 64 bits, solo tendrás que seleccionarla en el desplegable de versión y después hacer clic en “Instalar Office”. El asistente descargará el ejecutable correspondiente y, al ejecutarlo, se encargará de instalar el paquete en la arquitectura elegida.

Si dudas sobre si tu sistema operativo es de 32 o 64 bits, puedes comprobarlo desde Windows abriendo el Explorador de archivos, localizando el icono “Este equipo”, haciendo clic con el botón derecho del ratón y eligiendo “Propiedades”. En la ventana que se abre verás, dentro de la información del sistema, el tipo de sistema (32 o 64 bits).

Cuántos dispositivos puedes activar y consejos sobre versiones previas

Una de las ventajas de la licencia educativa es que normalmente puedes instalar Microsoft 365 en hasta 5 ordenadores, 5 tabletas y 5 móviles con la misma cuenta. Es decir, puedes tener tu Office tanto en el PC de casa como en el portátil, el móvil y la tablet sin problemas, siempre que inicies sesión con tu correo académico.

Si en algún momento alcanzas el límite de dispositivos, desde el propio portal de Office (en el apartado de “Cuenta” o “Mis instalaciones”) puedes revisar en qué equipos está instalado y desactivar aquellos que ya no utilices, liberando así plazas para nuevas instalaciones.

Conviene tener en cuenta que, aunque Microsoft 365 suele ser compatible con versiones anteriores de Office, es recomendable desinstalar previamente cualquier versión vieja de Office que tengas instalada en tu PC. De lo contrario, puedes acabar con dos versiones diferentes en el mismo equipo, lo que a veces provoca problemas de rendimiento o conflictos de archivos.

La validación de tu cuenta educativa se hace la primera vez que abres Word, Excel, PowerPoint u otra herramienta. Tras introducir tu usuario y contraseña académicos, la instalación quedará asociada a tu licencia y, mientras la institución mantenga el acuerdo y tú sigas dentro del centro, podrás usar la suite sin restricciones.

Eso sí, aunque las aplicaciones de escritorio pueden utilizarse sin conexión, Microsoft requiere que el equipo se conecte periódicamente a Internet (aprox. cada 30 días) para comprobar que la licencia sigue siendo válida. Si no lo haces, la suite puede pasar temporalmente a un modo de funcionalidad reducida hasta que vuelvas a conectarte.

Qué hacer si tu centro no está reconocido por Microsoft

Puede ocurrir que, al introducir tu correo institucional en la página de Microsoft 365 Education, el sistema te devuelva un mensaje de error indicando que tu institución no es válida o no está registrada. En ese caso no todo está perdido, pero tendrás que seguir otros caminos.

La primera opción es hablar directamente con tu centro: contacta con el administrador de sistemas, el departamento de TI o la secretaría para preguntar si la institución tiene o piensa contratar el acuerdo de educación de Microsoft. En muchos casos, los centros firman programas como Education Solutions (EES) u Open Value Subscription – Education Solutions (OVS-ES), que les dan derecho a distribuir licencias entre estudiantes y personal.

Si el centro no está aún inscrito pero está interesado, la institución puede realizar el proceso de alta de forma gratuita y, en un plazo de unas pocas semanas, quedar registrada en el programa Microsoft 365 Education. A partir de ahí, se suelen habilitar automáticamente los accesos para correos académicos válidos.

Mientras tanto, aunque no tengas la versión de escritorio educativa, puedes seguir aprovechando algunas alternativas totalmente legales: Office Online gratuito, otras suites ofimáticas open source o servicios de productividad en la nube de otros proveedores.

Además, si detectas que tu corre electrónico institucional está dando problemas (por ejemplo, no recibes el email de confirmación de Microsoft), conviene verificar que la cuenta esté activa y, si hace falta, contactar con el soporte técnico de tu universidad o escuela para que revisen la configuración y posibles bloqueos de correo externo.

Cómo usar Office Online gratis sin ser estudiante ni profesor

Aunque no pertenezcas a una institución educativa o tu centro no esté en el programa, puedes usar gratis la versión web de Office desde cualquier navegador moderno. No es tan completa como la versión de escritorio, pero para muchas tareas del día a día es más que suficiente.

Para acceder a esta modalidad, basta con ir a Office.com y iniciar sesión con una cuenta de Microsoft personal (por ejemplo, una dirección de Outlook.com, Hotmail o incluso una cuenta creada ad hoc). Si no tienes cuenta, puedes crear una nueva de manera gratuita en cuestión de minutos.

Una vez dentro, tendrás acceso a Word, Excel, PowerPoint y OneNote en formato online, además de OneDrive para almacenar tus documentos. Las funciones básicas de escritura, formato, fórmulas sencillas, tablas, gráficos y presentaciones están totalmente disponibles.

Eso sí, la versión web presenta algunas limitaciones frente a la versión de escritorio: no podrás usar funciones muy avanzadas de maquetación en Word, herramientas de diseño complejas, ciertas fórmulas o complementos en Excel, ni animaciones sofisticadas en PowerPoint. Está más pensada para trabajos académicos estándar y uso personal.

A pesar de estas carencias, Office Online es una solución ideal si necesitas crear, editar y compartir documentos desde cualquier equipo sin instalar nada, y se convierte en un competidor directo de Google Docs/Sheets/Slides. Además, todo queda sincronizado en tu espacio de almacenamiento gratuito de OneDrive, lo que te permite acceder a tus archivos desde cualquier lugar.

Opciones gratis o casi gratis si trabajas en una empresa

Si en tu caso no eres estudiante ni docente, pero trabajas en una empresa que tiene contratado Microsoft 365 en versión empresarial, también podrías utilizar Office sin coste adicional en determinados supuestos. Aquí la clave es lo que decida el departamento de TI o de recursos humanos.

Cuando una compañía adquiere licencias de Microsoft 365 para uso corporativo, dispone de una serie de cuentas de usuario con acceso a la suite de Office. Lo habitual es que esas licencias se asocien a los correos corporativos del tipo nombre@empresa.com y se utilicen en los ordenadores de trabajo.

En algunos casos, la empresa permite a sus empleados instalar Office también en un dispositivo personal, por ejemplo, un portátil de casa desde el que se teletrabaja. Para saber si tienes esa posibilidad, deberás preguntar internamente a los responsables de TI o al administrador de Microsoft 365 de tu empresa.

Lo normal es que, si la compañía lo autoriza, recibas un correo con instrucciones o tengas acceso al portal de Microsoft 365 de la empresa, donde podrás iniciar sesión con tu cuenta corporativa y descargar el instalador de Office de forma similar a como se hace con las cuentas educativas.

Pruebas gratuitas de Microsoft 365 al comprar un PC nuevo

Otro escenario en el que puedes usar Microsoft 365 sin pagar durante un tiempo limitado es al estrenar un ordenador nuevo con Windows preinstalado. Muchos fabricantes incluyen una prueba gratuita de Office que se activa con solo iniciar sesión con una cuenta de Microsoft.

Estas pruebas promocionales suelen durar entre 3 y 6 meses, dependiendo del acuerdo entre el fabricante y Microsoft. Durante ese periodo, tendrás acceso a las aplicaciones de escritorio de la suite y a algunos servicios en la nube, como si se tratase de una suscripción de pago normal.

Cuando se agote el periodo promocional, tendrás que decidir si quieres continuar con Microsoft 365 pagando una suscripción (mensual o anual) o si prefieres desinstalarlo y optar por una alternativa gratuita, como LibreOffice o la propia versión online de Office.

Si eliges no renovar, las aplicaciones de escritorio quedarán en un modo muy limitado, generalmente solo podrás abrir documentos en modo lectura y poco más, aunque siempre podrás seguir utilizando Office Online desde el navegador sin coste alguno.

Instalar y aprovechar Microsoft Office en móviles y tabletas

La licencia de Microsoft 365 Education o las licencias empresariales suelen incluir también el desbloqueo de funciones premium en aplicaciones móviles de Office para Android e iOS. De esta forma puedes editar documentos con casi las mismas opciones que en un ordenador.

En Android, el proceso típico es abrir Google Play Store, buscar “Microsoft Word”, “Microsoft Excel”, “Microsoft PowerPoint” o la app unificada “Microsoft Office”, descargar la aplicación y, una vez instalada, iniciar sesión con tu cuenta educativa o corporativa.

En dispositivos Apple (iPhone o iPad), deberás ir a la App Store, localizar la app oficial de Microsoft Office o las apps individuales de Word, Excel y PowerPoint, instalarlas y acceder con tu misma cuenta institucional. Al hacerlo, se activan características adicionales no disponibles para cuentas gratuitas básicas.

La ventaja de este enfoque es que puedes llevar tus documentos, presentaciones y hojas de cálculo en el bolsillo, trabajar en clase, en la biblioteca o de viaje, y mantener todo sincronizado con OneDrive sin preocuparte por perder información.

Diferencias entre Office 365 Education y las versiones de pago para hogar

La versión educativa gratuita es, en muchos sentidos, muy similar a las suscripciones de pago para uso doméstico como Microsoft 365 Personal o Familiar. Aun así, existen algunos matices que conviene conocer para tener claro qué estás usando.

En ambos casos tienes acceso a Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook y 1 TB de OneDrive, además de la posibilidad de instalar la suite en varios dispositivos y usar aplicaciones colaborativas como Teams. Para un estudiante o profesor, la experiencia diaria suele ser prácticamente idéntica.

Las principales diferencias tienen que ver con la duración de la licencia y ciertas funciones avanzadas. En la suscripción de pago, tú controlas la renovación (normalmente anual), mientras que la educativa permanece activa solo mientras la institución mantenga el acuerdo y tú sigas dado de alta como alumno o docente.

Otro punto a considerar es el acceso a herramientas de inteligencia artificial como Copilot. Algunos planes educativos (por ejemplo, A1 o A3) pueden incluir versiones básicas de Copilot Chat, mientras que las funciones avanzadas para generar documentos, hojas de cálculo o presentaciones suelen requerir licencias adicionales adquiridas por la institución.

Además, la licencia educativa está pensada principalmente para uso académico. Aunque puedas crear proyectos personales o incluso documentos relacionados con pequeños trabajos, los términos de servicio indican que para un uso comercial intensivo es recomendable disponer de una licencia empresarial o doméstica de pago.

Centros y universidades que suelen ser compatibles con Office 365 Education

Aunque la lista completa de instituciones con acceso a Microsoft 365 Education es enorme y cambia con frecuencia, se sabe que la mayoría de grandes universidades públicas y muchas privadas de España y Latinoamérica ya participan en el programa.

Por ejemplo, en España es habitual que universidades como la Universidad Complutense de Madrid, Universidad de Barcelona, Politécnica de Madrid, Valencia, Sevilla o Autónoma de Barcelona ofrezcan a sus estudiantes y profesores el acceso a Office de forma gratuita.

En México, centros como la UNAM, el IPN, el Tecnológico de Monterrey, la Universidad de Guadalajara o la Universidad Autónoma de Nuevo León cuentan con acuerdos que permiten a su comunidad universitaria descargar la suite de Microsoft.

En Colombia, universidades como la Nacional de Colombia, de Los Andes, Javeriana o del Rosario también suelen estar integradas en los programas de educación de Microsoft, al igual que en Argentina la UBA, la Universidad Nacional de Córdoba o la UTN.

En Chile, instituciones como la Universidad de Chile, la Pontificia Universidad Católica de Chile o la USACH han incorporado este tipo de licencias educativas. Y lo mismo ocurre con numerosos colegios, institutos y centros de formación profesional de distintos países.

Qué pasa con tus archivos y la cuenta cuando dejas de ser estudiante o empleado

Una duda muy habitual es qué sucede con los documentos guardados en OneDrive y con la instalación de Office cuando terminas tus estudios, dejas de trabajar en el centro o cambias de institución. Es importante tenerlo claro para no llevarte sorpresas desagradables.

En líneas generales, cuando pierdes tu condición de estudiante, profesor o empleado activo, la institución notifica a Microsoft y, pasado un tiempo, tu licencia educativa se marca para expiración. A partir de ese momento, tu cuenta suele entrar primero en un modo de solo lectura.

Durante un periodo breve (aproximadamente 30 días, aunque puede variar), podrás seguir accediendo a tus archivos en OneDrive para descargarlos, copiarlos a otro servicio o guardarlos en un disco duro propio. Sin embargo, no tendrás todas las funcionalidades completas de edición y es posible que las apps de escritorio muestren avisos.

Transcurrido ese tiempo de gracia, la cuenta puede quedar suspendida o deshabilitada, lo que significa que podrías perder el acceso al contenido almacenado en la nube si no has realizado una copia de seguridad previamente.

Por eso, es crucial que, cuando sepas que vas a graduarte, dejar de trabajar en la institución o perder el correo institucional, exportes y guardes tus documentos importantes fuera de OneDrive, ya sea en un disco duro externo, en otra nube personal o en un nuevo usuario de Microsoft 365 bajo otra licencia.

Después de salir de la institución, si quieres seguir utilizando Microsoft 365 con todas las funciones, siempre puedes optar por contratar una suscripción de pago para uso personal o familiar, o aprovechar alternativas gratuitas como LibreOffice o la propia versión web de Office si no necesitas tantas funcionalidades avanzadas.

Si eres profesor, estudiante o empleado de una institución o empresa que coopera con Microsoft, tienes muchas posibilidades de acceder a la suite de Microsoft Office sin pagar un euro, ya sea en formato educativo completo, mediante licencias empresariales, con pruebas promocionales en equipos nuevos o recurriendo a Office Online. Conocer bien las opciones, saber cómo comprobar si tu centro es elegible y entender qué ocurre con tu licencia y tus archivos cuando cambian tus circunstancias te permitirá exprimir al máximo estas ventajas sin sustos de última hora.