- Los Copilot Agents son asistentes de IA especializados que automatizan procesos, consultan datos internos y ofrecen ayuda contextual en Microsoft 365.
- Existen agentes declarativos y de motor personalizado, con diferentes niveles de complejidad, creación (no-code, low-code y pro-code) e integración.
- Su despliegue requiere gestionar licencias, facturación por consumo, seguridad y gobernanza mediante el Copilot Control System y roles administrativos.
- La clave está en diseñarlos por departamento (Finanzas, RRHH, Ventas, TI, etc.) y controlar su ciclo de vida, publicación, uso y acceso a datos.
La adopción de Copilot Agents en Microsoft 365 está cambiando la forma en la que trabajamos. Ya no hablamos solo de un asistente que redacta textos o resume correos: ahora podemos disponer de agentes especializados que entienden nuestros datos, automatizan procesos completos y colaboran con los equipos como si fueran un compañero más.
Si te estás preguntando qué son exactamente los Copilot Agents, cómo se crean, qué tipos existen y cómo gobernarlos en una organización, aquí tienes una guía extensa y aterrizada. Vamos a ver para qué sirven en cada departamento, qué necesitas a nivel de licencias, cómo se administran y qué papel juegan la seguridad, la privacidad y la facturación por consumo.
Qué es un Copilot Agent y qué puede hacer por tu organización
Un agente de Copilot es, en esencia, un programa de inteligencia artificial que actúa en nombre de una persona, un equipo o toda la empresa. Puede ir desde un agente muy sencillo de pregunta-respuesta hasta soluciones autónomas que ejecutan flujos de trabajo sin intervención humana directa.
Cada agente se define por tres grandes dimensiones: lo que sabe, lo que procesa y lo que puede hacer. Lo que sabe son los datos a los que tiene acceso (SharePoint, Graph, conectores, webs públicas, memoria propia, etc.); lo que procesa es su capacidad para analizar esos datos, detectar patrones, tomar decisiones y aprender; y lo que puede hacer son las acciones que ejecuta en las aplicaciones y sistemas donde está conectado.
Cuando añades agentes a Microsoft 365 Copilot, personalizas la experiencia de Copilot con el conocimiento y los procesos de tu negocio. Pueden ayudar a responder dudas internas, automatizar procesos empresariales o educativos, ejecutar tareas repetitivas, generar informes, proponer decisiones y, en general, servir de copilotos altamente especializados en cada área.
Estos agentes se integran en Microsoft 365 Copilot Chat, en la propia app Microsoft 365 Copilot y en aplicaciones como Teams, Outlook, Word, Excel o SharePoint. Los usuarios pueden encontrarlos en la sección de Agentes, usar agentes predefinidos de Microsoft, agentes creados por su organización o incluso crear los suyos propios con herramientas como Copilot Studio o SharePoint.
Ventajas y casos de uso clave de los Copilot Agents
El primer gran beneficio es la productividad: los agentes se quedan con las tareas repetitivas y mecánicas, mientras las personas se centran en la parte estratégica y creativa. Un agente puede revisar documentos, lanzar procesos, recopilar información de varios sistemas y entregar un resultado ya digerido.
Además, los agentes contribuyen a una mayor precisión y coherencia en el trabajo diario. Al basarse en algoritmos y datos, reducen errores humanos en tareas como análisis de datos, reporting o aplicación de normativas internas. Cuando se orquestan bien, garantizan que el mismo tipo de petición produce resultados consistentes.
Otro punto clave es la personalización: cada agente se puede diseñar para un ámbito concreto (Finanzas, RRHH, Marketing, etc.), con instrucciones, fuentes de datos y acciones adaptadas. Esto hace que las respuestas sean mucho más relevantes, porque el agente entiende el contexto operativo y la terminología del área.
Por último, los Copilot Agents permiten llevar la IA generativa al terreno específico de tu negocio. En lugar de un único copiloto genérico, puedes contar con múltiples agentes especializados que resuelven necesidades muy concretas: un agente que guía el onboarding, otro que automatiza cierres contables, otro centrado en soporte técnico, etc.
Tipos de Copilot Agents: declarativos y de motor personalizado
Dentro del ecosistema de Microsoft 365, existen dos grandes familias de agentes: los agentes declarativos y los agentes de motor personalizado. Entender la diferencia es clave para elegir la opción adecuada en cada caso.
Los agentes declarativos usan la infraestructura, el modelo y el orquestador de IA de Copilot. Se definen principalmente mediante instrucciones y fuentes de conocimiento (como sitios web públicos o contenido de SharePoint). Se pueden crear con herramientas de código bajo, como Copilot Studio en su versión lite o completa, y con herramientas pro-código como Visual Studio, Visual Studio Code y Microsoft 365 Agents Toolkit.
Estos agentes declarativos se ejecutan dentro de Microsoft 365 Copilot y aplicaciones como Teams, Outlook o SharePoint. Se basan en interacciones iniciadas por el usuario, es decir, responden a mensajes o prompts, y están pensados para ser fáciles de configurar y mantener, incluso por perfiles no técnicos.
En el otro extremo tenemos los agentes de motor personalizado, que son asistentes de IA totalmente personalizados y más avanzados. Suelen requerir hospedaje fuera de Microsoft 365 y se construyen con Copilot Studio (full), Agents Toolkit o SDK, usando lenguajes como .NET, Python o JavaScript, y marcos como Semantic Kernel o LangChain.
Estos agentes de motor personalizado permiten escenarios complejos: flujos autónomos, orquestación propia, modelos de lenguaje específicos y acciones desencadenadas sin intervención directa del usuario. Son ideales cuando necesitas una lógica muy a medida o integraciones avanzadas con sistemas internos y externos.
Agentes vs conectores: qué necesitas en cada escenario
Al planificar una estrategia de IA en Microsoft 365 es habitual preguntarse si conviene usar un agente de Copilot o un conector. Aunque se complementan, cubren necesidades distintas.
Los agentes de Copilot se centran en flujos de trabajo y experiencias inteligentes. Son asistentes conversacionales especializados que amplían el conocimiento de Copilot, ejecutan procesos y ofrecen experiencias personalizadas en Teams, Outlook, SharePoint u otras apps.
Los conectores de Copilot, en cambio, sirven para ingerir datos en Microsoft Graph. Permiten que Copilot razone sobre información de negocio que no está originalmente en Microsoft 365, como datos de aplicaciones externas o sistemas heredados. Hay más de 100 conectores preconstruidos y también se pueden desarrollar conectores personalizados mediante API.
En la práctica, lo habitual es usar conectores para exponer datos relevantes a Microsoft 365, y después diseñar agentes Copilot que exploten esos datos para casos de uso concretos. Por ejemplo, un conector que trae datos de un CRM propio y un agente para Ventas que consulta esos datos y genera briefings comerciales.
Licencias, Copilot Chat y opciones de facturación de los agentes
Antes de lanzarse a crear y desplegar agentes, conviene tener claro el escenario de licenciamiento de Copilot en la organización. Normalmente conviven dos grandes ofertas: Microsoft 365 Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot con licencia.
Microsoft 365 Copilot Chat está disponible sin coste adicional para usuarios con cuenta de Microsoft Entra y suscripción de Microsoft 365 u Office 365. Ofrece chat basado en datos públicos de la web y da acceso a agentes declarativos fundamentados en instrucciones y sitios web públicos, también sin coste extra, a través de la tienda de agentes.
Si tu organización quiere que los agentes usen datos internos como SharePoint o Graph, entran en juego los agentes con consumo medido. Estos agentes que acceden a datos de inquilino compartido se facturan por uso y, por defecto, están desactivados para usuarios de Copilot Chat.
Para habilitarlos, los administradores deben configurar una suscripción de Copilot Studio y activar la facturación de pago por uso desde el Centro de administración de Microsoft 365 (MAC) o el Centro de administración de Power Platform (PPAC). En PPAC también se puede asignar capacidad prepago según las necesidades.
Por otro lado, Microsoft 365 Copilot (con licencia) incluye Copilot Chat y además desbloquea las experiencias incrustadas en Word, Excel, Outlook y Teams. Con esta licencia, la organización puede crear, usar y compartir agentes personalizados de todo tipo, desde simples bots conversacionales hasta agentes autónomos avanzados, además de características como Investigador o Analista.
Dónde ver y usar los Copilot Agents
Los usuarios pueden descubrir y usar agentes de varias formas. En la aplicación Microsoft 365 Copilot, basta con abrir la app desde la barra de tareas o desde el navegador y entrar en la sección Agentes. Ahí se puede ver la opción “Todos los agentes” para acceder a la tienda, donde aparecen agentes de Microsoft, de la organización y los más populares.
En Microsoft Teams, el acceso es igual de sencillo: se abre la app de Teams, se selecciona Copilot y después “Todos los agentes” para entrar en el almacén de agentes. Desde ahí, se pueden instalar, abrir y empezar a conversar con ellos.
Muchos agentes se integran también en las propias aplicaciones de Microsoft 365. Por ejemplo, agentes accesibles desde Word para analizar documentos, desde Excel para ayudar en modelos de datos o desde Outlook para gestionar correos y agendas, siempre en función de cómo se hayan configurado y publicado.
Adicionalmente, se pueden compartir enlaces directos a un agente concreto para que otro usuario lo encuentre rápidamente. Desde la lista de agentes, basta con situar el puntero sobre el agente, seleccionar Más (…) y utilizar la opción de compartir, que genera un vínculo listo para pegar en un chat, correo o documento.
Cómo crear Copilot Agents: herramientas y enfoques
La creación de agentes puede ser tan sencilla o tan sofisticada como quieras. Por un lado, usuarios finales pueden crear agentes declarativos sin escribir código; por otro, los desarrolladores disponen de SDK y toolkits para soluciones pro-código.
Un camino habitual es empezar por Microsoft SharePoint. Los usuarios pueden crear agentes vinculados a sitios, carpetas o archivos concretos, para que respondan preguntas en chats de SharePoint o Teams con base en ese contenido. Es una forma rápida de disponer de “mini-expertos” que conocen muy bien una parte de la documentación corporativa.
Otra opción es Copilot Studio (lite), accesible desde Microsoft 365 Copilot Chat. Permite crear agentes declarativos que consultan tanto contenido de SharePoint como información web general, e incluso datos expuestos a través de conectores de Microsoft Graph. Es una experiencia guiada y ligera, ideal para arrancar con prototipos.
Cuando hace falta más potencia, se da el salto a Copilot Studio en su versión completa. Esta herramienta permite construir agentes declarativos más ricos y también agentes de motor personalizado, con rutas de decisión, acciones avanzadas, integraciones con otros sistemas, automatizaciones y posibilidades de publicación en múltiples canales (Teams, web, apps móviles, mensajería externa, etc.).
Por último, para escenarios enterprise con alta complejidad, aparece el Microsoft 365 Agents Toolkit. Es un conjunto de herramientas para desarrollar aplicaciones y agentes listos para producción, con scaffolding, pruebas, despliegue y conexión con servicios como Azure AI Foundry y el SDK de agentes. Con este enfoque, los desarrolladores pueden construir agentes que funcionen en Copilot, Teams, Office y otros canales.
Copilot Agents por departamento: ejemplos prácticos
El verdadero potencial de los Copilot Agents se aprecia cuando los adaptas a cada área del negocio. En lugar de un único bot genérico, cada departamento puede tener sus propios agentes especializados, entrenados con su documentación y procesos.
En Finanzas, un agente Copilot puede ejecutar análisis de variaciones, detectar patrones de gasto anómalos, apoyar en el cierre contable y generar reportes de desempeño. Actúa como un “analista virtual” al que se le puede preguntar, en lenguaje natural, por la posición de tesorería, previsiones o comparativas históricas sin tener que bucear en el ERP.
En Recursos Humanos, un agente puede encargarse del onboarding de nuevos empleados, responder dudas frecuentes sobre vacaciones, beneficios o políticas internas, y asistir en la selección de talento mediante cribado de CV y recomendaciones de candidatos. También puede proponer acciones para mejorar el clima laboral a partir del análisis de encuestas.
En Ventas, los Copilot Agents se convierten en asistentes comerciales que preparan propuestas personalizadas, generan resúmenes de cuentas a partir del CRM y ayudan a redactar correos de seguimiento. De este modo, se reduce drásticamente la carga administrativa del equipo y se aumenta la velocidad de respuesta a los clientes.
En Marketing, los agentes ayudan a investigar el mercado y a entender mejor al público objetivo, generan borradores de contenidos para campañas y redes sociales, y analizan métricas de campañas en tiempo real para sugerir optimizaciones de segmentación y mensaje. La combinación de creatividad e inteligencia de datos se potencia al máximo.
En Atención al Cliente, los agentes Copilot pueden funcionar como primer nivel de soporte, resolviendo incidencias habituales en autoservicio, y también como apoyo en vivo a los agentes humanos, sugiriendo respuestas y recursos mientras se atiende al cliente. Incluso pueden clasificar y priorizar tickets según su criticidad.
En TI y soporte técnico, un agente puede gestionar un helpdesk 24/7, responder preguntas sobre configuración, ejecutar runbooks automatizados para resolver incidencias comunes, analizar logs para detectar patrones y hasta generar scripts en PowerShell o Python a partir de instrucciones en lenguaje natural.
Agentes de Copilot dentro de Word y el día a día de los documentos
Más allá del chat general o de Teams, los agentes también pueden vivir dentro de aplicaciones como Microsoft Word. Se pueden configurar agentes pensados específicamente para trabajar con documentos: revisar contenido, aplicar criterios de calidad, resaltar riesgos o generar plantillas y resúmenes.
Gracias a Agent Builder, es posible definir agentes que se activan desde el panel lateral de Copilot en Word y que usan como base el contenido del documento abierto. Por ejemplo, un agente de auditoría que analiza reglamentos, identifica incumplimientos y devuelve un informe estructurado sin salir del documento.
La experiencia suele seguir un flujo sencillo: accedes al menú de Copilot, eliges el agente adecuado, personalizas el prompt inicial y dejas que el agente sugiera acciones según lo que detecta en el archivo. A partir de ahí, puedes elegir entre varias opciones de análisis o introducir prompts adicionales a medida que avanza el trabajo.
Este tipo de agentes son especialmente útiles en ámbitos regulados como auditoría, legal o finanzas, donde se necesita revisar mucha documentación siguiendo criterios homogéneos. El agente se encarga del trabajo pesado inicial (análisis, clasificación, detección de riesgos) y el profesional revisa y decide.
Gobernanza, controles y seguridad en Copilot Agents
A medida que los agentes se multiplican, se vuelve imprescindible contar con una gobernanza sólida para evitar riesgos y usos descontrolados. Microsoft proporciona el Copilot Control System (CCS) dentro del Centro de administración de Microsoft 365, que es el punto central para gestionar agentes.
Desde ahí, los administradores pueden configurar quién puede crear y usar agentes, qué tipos de aplicaciones y agentes están disponibles (Microsoft, terceros o internos), y qué orígenes de datos pueden utilizar. También se controla la publicación de agentes en el catálogo organizativo y la posibilidad de cargar paquetes ZIP personalizados.
En cuanto a roles, se recomiendan permisos como Administrador global, IA Administrator o Lector global, aplicando siempre el principio de privilegios mínimos. No todos los administradores necesitan control total sobre Copilot, por lo que conviene asignar roles específicos para gestionar únicamente los agentes.
En el ámbito de seguridad y cumplimiento, la plataforma se apoya en Microsoft Purview para auditoría y cumplimiento unificados, además de controles específicos para bloquear o desbloquear agentes, gestionar su ciclo de vida, controlar su inventario y evitar que queden agentes “huérfanos” sin propietario claro.
Los agentes se ejecutan siempre bajo una identidad: la del usuario o una identidad administrada. El acceso a los datos respeta la seguridad de la organización, y se aplican modelos de control de acceso basado en roles (RBAC) para definir quién puede crear, usar o administrar agentes en cada entorno.
Configuración de acceso, publicación y uso compartido de agentes
Dentro del Copilot Control System, los administradores pueden configurar el acceso global a Copilot y a los agentes. Por ejemplo, decidir si todos los usuarios, ninguno o solo grupos concretos pueden instalar y usar agentes, y limitar qué tipo de agentes se permiten (Microsoft, socios externos o internos).
Asimismo, se puede controlar la instalación local de agentes personalizados en Teams. Habilitar la opción de cargar aplicaciones personalizadas permite que los usuarios prueben agentes con audiencias reducidas antes de publicarlos en el catálogo organizativo, lo que viene muy bien para pilotos y pruebas de concepto.
En cuanto al uso compartido, los agentes creados con SharePoint, Copilot Studio (lite) o Copilot Studio completo admiten distintos métodos de distribución: compartir solo en Teams, compartir con grupos concretos para pruebas colaborativas o publicar en el catálogo de la organización tras aprobación administrativa.
También es posible enviar agentes al Marketplace comercial de Microsoft a través de la Tienda de Teams, siempre que cumplan los requisitos de inteligencia artificial responsable (RAI), ofrezcan una experiencia de usuario de calidad y respondan a necesidades de negocio reales.
Ciclo de vida de los Copilot Agents: inventario, asignación e implementación
Gestionar el ciclo de vida de los agentes implica controlar todo el proceso, desde que se crean hasta que se retiran o bloquean. El inventario de agentes del Centro de administración de Microsoft 365 permite ver qué agentes están disponibles, quién los ha publicado, en qué aplicaciones funcionan y qué disponibilidad tienen (para todos los usuarios, para nadie, etc.).
Desde esa vista, los administradores pueden detectar agentes sin propietario, revisar agentes no disponibles o ajustar la visibilidad según las necesidades reales de la organización. También se pueden anclar agentes concretos en la app de Microsoft 365 Copilot para que aparezcan destacados a todos o a determinados grupos.
La asignación e implementación funcionan en dos niveles: por un lado, “Disponible para” define quién puede encontrar e instalar un agente; por otro, “Implementado en” permite que el agente se instale automáticamente para determinados usuarios o grupos, aceptando permisos en su nombre.
Además de publicar y desplegar, los administradores pueden quitar agentes del inventario o bloquearlos completamente si ya no son necesarios o si suponen un riesgo. En el caso de agentes solicitados desde Copilot Studio, se revisan sus metadatos, fuentes de datos y acciones antes de decidir si se aprueban o se rechazan.
Todo ello se apoya en informes de uso que permiten monitorizar licencias, agentes e implementaciones, y en la posibilidad de crear informes personalizados para entender mejor cómo se están utilizando los agentes y qué impacto tienen en la organización.
Con todo este ecosistema —tipos de agentes, herramientas de creación, modelos de licenciamiento, controles de seguridad y gobierno centralizado—, los Copilot Agents se convierten en una pieza clave para llevar la inteligencia artificial generativa al núcleo del negocio. Bien diseñados, desplegados por fases e implicando a negocio, TI y seguridad desde el principio, estos agentes pueden pasar de ser simples curiosidades tecnológicas a auténticos compañeros de equipo que conocen tus datos, entienden tus procesos y ayudan a tu organización a trabajar más rápido, con menos fricción y con decisiones mucho mejor fundamentadas.
