9 Tips y trucos para Microsoft Outlook

Hola estimado individuo recto, ¿eres un miembro verificado de la sociedad? ¿Tomas tu café en tu escritorio mientras organizas tu correo electrónico? Bueno, entonces este contenido es para ti. Soy Alex con Mundowin y aquí tienes nueve consejos y trucos para Microsoft Outlook. Para facilitar su seguimiento, los he dividido en categorías: configuración, optimización y movimientos avanzados. Comencemos configurando nuestra bandeja de entrada.

Configuración de la bandeja de entrada

Lo primero y más importante que debemos hacer es filtrar todos esos correos con copias innecesarias (CC). Para hacer esto, haz clic derecho en cualquier mensaje de correo electrónico, selecciona «Reglas» y luego «Opciones Avanzadas». Marca la opción que dice «Donde mi nombre está en la casilla CC». Luego, selecciona «Mover a carpeta especificada» y crea una nueva carpeta llamada «Bandeja de entrada con CC». ¡Listo! Ahora tendrás una nueva bandeja de entrada con todos los correos en CC.

Ahora creemos una carpeta de búsqueda. Haz clic derecho en «Carpetas de búsqueda» y selecciona «Nueva carpeta de búsqueda». Elige «Correo electrónico de personas específicas», haz clic en «Seleccionar» y busca el nombre de Alex. Después de seleccionarlo, haz clic en «Aceptar» dos veces. Ahora tendrás una carpeta de búsqueda con todos los correos que te envió Alex.

Por último, crearemos un grupo. Ve a «Nuevos elementos» y selecciona «Más elementos» y luego «Grupo de contactos». Agrega los miembros que deseas incluir en tu grupo, ponle un nombre y guárdalo. Ahora hemos creado una regla para eliminar los correos en CC, una carpeta de búsqueda para los correos de Alex y un grupo con el que te comunicas regularmente.

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Optimización del flujo de trabajo

Creamos una plantilla para cuando necesites contactar al departamento de IT. Abre una nueva ventana de correo electrónico, escribe tu mensaje y no olvides poner un asunto. Luego ve a «Archivo», selecciona «Guardar como» y elige «Plantilla de Outlook». Ahora has guardado una plantilla personalizada para cuando la necesites. ¿Cómo la usas? Muy fácil, solo haz clic en «Nuevo elemento» y selecciona «Más elementos» y luego «Formulario». Elige la plantilla que deseas usar y haz clic en «Abrir».

Otra optimización útil es crear una tarea a partir de un correo electrónico arrastrándolo al icono de tareas. También puedes agregar una fecha de inicio y de vencimiento si es necesario. Esta es una manera eficiente de organizar tu trabajo.

Por último, vamos a programar correos electrónicos. Esto puede ser útil si te vas de vacaciones pero aún quieres que parezca que estás trabajando. Escribe tu correo electrónico, asegúrate de no tener errores de ortografía y luego selecciona «Opciones» y «Retrasar la entrega». Elige la fecha y hora en la que quieres que se envíe el correo y cierra la ventana. Ahora, cuando envíes el correo, se enviará en la fecha y hora programada.

Trucos avanzados

Si tienes contactos en diferentes zonas horarias y no quieres calcular la diferencia horaria cada vez que programes una llamada, puedes activar una segunda e incluso una tercera zona horaria en Outlook. Ve a «Archivo», luego «Opciones» y selecciona «Calendario». Aquí puedes activar una segunda zona horaria, darle un nombre y seleccionar la diferencia horaria. Esto te permitirá ver los horarios en múltiples zonas horarias en tu calendario.

Otra característica útil es la dictación. Si tienes un micrófono conectado a tu computadora, simplemente haz clic en el botón de dictado y deja que fluya tu monólogo interno. Este es un modo divertido de escribir y Outlook está aquí para divertirse contigo. También puedes cambiar el aspecto de Outlook. Haz clic en «Archivo» y ve a «Cuenta de Office». Aquí puedes seleccionar tanto el fondo como el tema. Personalmente, me gusta el clásico aspecto azul y blanco.

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