¿Busca una forma fácil y sencilla de colaborar y compartir tareas con su equipo? La aplicación Microsoft Planner le ayuda a hacer precisamente eso y mucho más.
Desde su introducción, la aplicación Microsoft Planner ha ayudado a varios equipos de todo el mundo a crear nuevos planes, organizar y asignar diferentes tareas, compartir documentos, discutir a través del chat en qué está trabajando actualmente cada persona y obtener actualizaciones de progreso en cada tarea.
En pocas palabras, la aplicación proporciona una forma visual de organizar el trabajo en equipo y mantenerse al día sobre el progreso de varias tareas.
La aplicación está diseñada para Office 365, pero sólo está disponible para usuarios con planes de suscripción a Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium y Education.
Esto significa que no está disponible para suscripción gubernamental o uso personal.
Algunas de las tareas que puede realizar con Microsoft Planner app incluyen:
- Colaborar con su equipo
- Adjuntar archivos, fotos, documentos o enlaces
- Agregar listas de verificación a las tareas
- Agregar comentarios a las tareas
- Marcar tareas con etiquetas
- Establecer y actualizar el progreso de las tareas
- Establecer o agregar una imagen de vista previa para las tareas
- Ver el progreso de sus planes
- Ver todas las tareas y planes
- Recibir correos electrónicos sobre tareas y planes
- Eliminar tareas o planes
- Seguimiento del progreso desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo
Índice del contenido
Cómo crear un plan en la aplicación Microsoft Planner
Microsoft Planner le permite crear un plan, organizar y construir su equipo, asignar tareas y obtener actualizaciones de progreso.
Los usuarios que son nuevos en Microsoft Planner pueden comenzar visitando tasks.office.com , crear planes en la aplicación web y, a continuación, ver y actualizar sus planes en el móvil. Los usuarios existentes pueden obtener Planner a través de la web o de plataformas móviles.
Para empezar, siga estos sencillos pasos a continuación:
- Iniciar sesión
- Crear un plan
- Agregar una tarea
- Establecer una fecha para su tarea
- Categorizar sus tareas
- Agregar personas de su equipo
- Asignar tareas a diferentes miembros del equipo
- Hacer un seguimiento del progreso
Paso 1: Iniciar sesión
Como se mencionó anteriormente, Microsoft Planner sólo está disponible para suscripciones de trabajo o de escuela, por lo que para iniciar sesión necesita sus credenciales de inicio de sesión de cuenta de trabajo o de escuela.
Es importante tener en cuenta que no necesita instalar ningún software en su PC u otro dispositivo para utilizar la aplicación. Usted simplemente se conecta a él a través de su navegador web.
Una vez que inicie sesión, podrá hacer lo siguiente:
- Acceda al sitio del Planificador de su trabajo o escuela
- Ver, editar y crear planes
- Ver, editar y crear tareas
- Chatear con miembros del equipo
- Hacer un seguimiento del progreso de los planes y tareas
A continuación se explica cómo iniciar sesión en Microsoft Planner:
- Abrir el navegador web
- En la barra de direcciones, escriba http://office.com/signin o https://portal.office.com
- Presione el botón Enter de su teclado
- Elija la cuenta con la que desea iniciar sesión
- Introduzca su dirección de correo electrónico y contraseña para la cuenta que ha elegido
- Iniciar sesión
Nota: si ya ha iniciado sesión o tiene el entorno Office 365 para su lugar de trabajo, puede conectarse directamente a Microsoft Planner a través del lanzador de aplicaciones.
Siga estos pasos para ejecutarlo:
- Seleccione lanzador de aplicaciones en la ventana de su navegador
- Elija la tesela del Planificador en la página de inicio o en el panel de aplicaciones
- Conectar con el Planificador
Creación de una cuenta con Microsoft Planner
Para poder iniciar sesión, su institución laboral o escolar debe estar inscrita en un plan elegible de Office 365 y, a continuación, su administrador le abrirá una cuenta.
Si no puedes registrarte a pesar de esto, consulta con el servicio de ayuda de tu trabajo o de la escuela.
Paso 2: Crear un plan
Una vez que haya iniciado sesión en Microsoft Planner, podrá acceder al sitio y ver los planes disponibles para cada uno de los grupos de Office 365.
Hay dos tipos diferentes de planes: públicos y privados.
Los planes públicos son visibles para todos en su organización de trabajo u organización escolar, lo que significa que aparecen siempre que alguien en la organización busca un plan, mientras que los planes privados son visibles para personas específicas agregadas al plan.
Nota: Si hace que su plan sea público o privado, su Grupo Office 365 también lo será.
Para crear un plan, siga estos pasos:
- Elija un plan yendo a Planes favoritos o Todos los planes (también puede iniciar un nuevo plan seleccionando Nuevo plan
-
Si selecciona Nuevo plan , dé a su plan un nombre
- Elija quién puede ver su plan
- Seleccione Opciones para:
- Agregar una descripción
- Decidir si se suscriben automáticamente nuevos miembros a la notificación
- Crear un plan
Nota: la creación de un nuevo plan también crea un nuevo Grupo Office 365. Esto facilita la colaboración tanto en Microsoft Planner, como en otras aplicaciones como Outlook, y OneDrive, entre otras.
Una vez que haya creado un plan, el siguiente paso es añadir tareas.
Paso 3: Añadir tareas, establecer fechas y categorizar
Por lo tanto, ha iniciado sesión con éxito, creado un plan y ahora desea agregar tareas a su plan.
Añadir tareas es simplemente desglosar lo que hay que hacer y quién debe hacerlo.
He aquí cómo agregar tareas a su plan:
- En el cuadro Para hacer, escriba un nombre de tarea
- Seleccione Agregar tarea (puede agregar varias tareas escribiendo un nombre de tarea, luego presione Intro y siga escribiendo para agregar más). Si no puede ver el cuadro Para hacer, haga clic en el signo + + para mostrar el cuadro y, a continuación, añada una tarea
.
Puede añadir más detalles a sus tareas y determinar la apariencia en el foro.
Microsoft Planner le permite hacer lo siguiente con las tareas creadas:
- Establezca una imagen de vista previa para cada tarea. Para ello, adjunte un archivo, foto o enlace a la tarea, o añada una lista de comprobación .
La primera foto, archivo o enlace que adjunte se convertirá en la vista previa. Si desea utilizar un archivo adjunto diferente como vista previa, o utilizar una descripción en su lugar, seleccione la tarea y, a continuación, seleccione Mostrar en la tarjeta. Para quitar la vista previa, desmarque la casilla Mostrar en tarjeta.
- Añadir el inicio de la tarea y la fecha de vencimiento. Para ello, seleccione una tarea y añada una fecha de inicio y una fecha de vencimiento.
Las fechas también se pueden añadir cada vez que se crea una nueva tarea seleccionando Establecer fecha de vencimiento.
Si encuentra una fecha en rojo, significa que la tarea está atrasada, incluso si aún está en curso.
- Marque las tareas con etiquetas. Las etiquetas le ayudan a identificar rápidamente los rasgos que comparten las diferentes tareas, como la ubicación, el tiempo y los requisitos de las tareas.
Para añadir etiquetas a sus tareas, vaya a la Junta, seleccione una tarea, elija las casillas de color de la derecha, luego elija la bandera que va a utilizar y nómbrela.
Paso 4: Agregue personas a su equipo
Para añadir personas a su equipo, siga estos pasos:
- Ir a Planificador
- Seleccionar miembros
- Introduzca el nombre del miembro que desea agregar
Nota: actualmente sólo puede agregar personas dentro de su organización. Sin embargo, hay un plan en desarrollo para permitir a los usuarios añadir personas fuera de sus organizaciones. Puede ver más características actualmente en desarrollo en el Office 365 Roadmap .
Una vez que agrega personas, puede asignarles tareas.
Si necesita eliminar a alguien de la lista, o si ya no necesita a alguien en su plan, siga estos pasos:
- Seleccione la flecha junto a Miembros del plan
- Apunte a la persona que desea eliminar
- Seleccione los tres puntos
- Seleccione Eliminar
Paso 5: Seguimiento del progreso
- Establecer y actualizar el progreso de la tarea. Microsoft Planner app clasifica las tareas en no iniciadas, en curso y completadas.
Puede actualizar el progreso seleccionando la tarea y utilizando el menú desplegable Progreso. Puede utilizar una lista de comprobación para hacer un seguimiento del progreso de las tareas. Sin embargo, si está buscando un plan más amplio, o para ver el progreso general de las tareas, la vista Gráficos se lo proporcionará. Una vez que haya terminado una tarea, márquela como completada señalándola y seleccionando la marca de verificación.
Nota: puede ver las tareas completadas desplazándose por la lista de tareas y seleccionando Mostrar tareas completadas.
Una vez definidas las tareas, puede organizarlas en cubos y añadir aquellas con las que colaborará mientras trabaja.
Cómo obtener notificaciones por correo electrónico sobre tareas
A veces, desea realizar un seguimiento de sus tareas sobre la marcha, y esto es posible a través de las notificaciones por correo electrónico en la aplicación Microsoft Planner.
Las notificaciones por correo electrónico se activan una vez que usted crea un plan, cuando se agrega como miembro de un plan existente, si otro miembro comenta una tarea que usted comentó, si el propietario del plan activa las notificaciones de actividad de la tarea, o si usted está suscrito a un plan.
Los propietarios del plan también pueden enviar notificaciones a través de la aplicación, a la fuente del plan siempre que se asigne una tarea o se marque como completada.
Las notificaciones suelen estar desactivadas de forma predeterminada, por lo que para recibirlas es necesario activarlas.
Para recibir notificaciones por correo electrónico, esto es lo que debe hacer:
- Seleccione los tres puntos a la derecha de su plan
-
Elija Editar plan
- Seleccione Enviar notificaciones sobre la asignación y finalización de tareas a la fuente de conversación del plan
- Marque la casilla para activar las notificaciones (para desactivar las notificaciones, desmarque la misma casilla).
.
Para suscribirse a un plan, seleccione los tres puntos a la derecha del plan y, a continuación, seleccione Seguir plan en la bandeja de entrada. Haz lo mismo para cancelar la suscripción, pero elige Detener el plan en la bandeja de entrada.
Pros y contras de la aplicación Microsoft Planner
Pros
- Organizar el trabajo en equipo y hacer más
- Fácil de usar, ya que se puede iniciar con un solo clic
- Organizar el trabajo visualmente
- Visibilidad y transparencia
- Colaboración perfecta con su equipo
- Notificaciones por correo electrónico sobre tareas y planes
- Funciona en todos sus dispositivos
- Canales disponibles para enviar comentarios en caso de cualquier problema con la aplicación
Contras
- No disponible para uso personal o gubernamental
- La aplicación no está completamente desarrollada como otras aplicaciones de colaboración en equipo como Asana, ya que algunas funciones están aún en desarrollo
desde Microsoft Office Store.
Comparta con nosotros su experiencia con la aplicación Microsoft Planner en la sección de comentarios que aparece a continuación.
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