Configurar reuniones o reservar salas de conferencias no son necesariamente actividades que disfrute. Outlook tiene formas de manejar esto por usted, así que no dude en aprender a usar el Asistente de programación de Outlook.
Supongamos que se le ha encomendado la tarea de planificar una reunión con varios asistentes. Configura la reunión y la envía sin tener ninguna forma de asegurarse de que todos puedan venir. ¿Qué pasa después?
En lugar de terminar con varias respuestas que le dicen que no están disponibles o que le gustaría proponer una nueva hora, deje que el Asistente de programación haga el trabajo pesado.
Índice del contenido
¿Cómo puedo usar el Asistente de programación de Outlook?
1. Descubra el Asistente de programación de Outlook
- En Outlook , haga clic en Calendario en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
- Desde la pestaña Inicio , en la parte superior izquierda de la pantalla, haga clic en el icono Nueva reunión .
- Seleccione Nueva reunión de la lista desplegable.
- Una nueva ventana aparece a continuación. En la pestaña Reunión , seleccione Asistente de programación .
- Ahora es el momento de ingresar una descripción de la reunión en el cuadro de texto Título .
- En el cuadro de texto Requerido , ingrese la dirección de correo electrónico de cada asistente requerido para asistir a la reunión.
- En Outlook 2016 y 2013, ingrese los asistentes en el campo Para y la sala de conferencias que desea reservar en el campo Recursos .
- Ingrese también las horas de inicio y fin . En la lista Horas sugeridas , elija la hora deseada o realice ajustes en su hora y fecha para encontrar una hora que funcione para todos.
- En el cuadro de texto Ubicación , ingrese la dirección o el número de sala donde se realizará la reunión.
- A continuación, en el área de Mensaje , ingrese cualquier nota que sus asistentes necesiten saber antes de la reunión, como instrucciones especiales o la Agenda .
- Cuando haya terminado de configurar la reunión, haga clic en Enviar .
Nota : Cuando envía una invitación a una reunión en Outlook, la invitación incluye una solicitud de respuesta y le da al destinatario la opción de sugerir una nueva hora para la reunión.
2. ¿Cómo puedo exportar Outlook Scheduling Assistant a Excel?
- Abra Outlook y vaya a Archivo .
- Vaya a Abrir e importar y se abrirá el asistente Importar / Exportar .
- Seleccione Exportar a un archivo .
- Haga clic en Siguiente para continuar.
- En el cuadro de diálogo Exportar a un archivo , seleccione Valores separados por comas .
- Luego, haga clic en Siguiente .
- Ahora, seleccione Calendario del archivo de datos de Outlook .
- Haga clic en Siguiente una vez más.
- Cuando aparezca el cuadro de diálogo Exportar a un archivo , haga clic en el botón Examinar . Aquí puede seleccionar el destino del archivo.
- Elija el destino donde se puede guardar el archivo. Asigne un nombre al archivo y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
- Cuando vuelva a aparecer el cuadro de diálogo Exportar a un archivo , presione Siguiente para continuar.
- Luego, haga clic en Finalizar para exportar su calendario de Outlook.
- Outlook exporta el calendario especificado como un archivo CSV. Ábralo con Microsoft Excel y luego guarde el archivo como libro de trabajo.
Si está buscando una manera de compartir su Asistente de programación de Outlook con otros, puede exportar su calendario a Excel y luego importarlo a la carpeta del calendario de Outlook de otros siguiendo los pasos anteriores.
3. ¿Cómo puedo establecer una zona horaria para una reunión o cita en Outlook?
Tenga en cuenta que cuando crea dichas reuniones o citas nuevas, Outlook usa la zona horaria predeterminada en sus preferencias de Outlook para Calendario. Esto no significa que no pueda especificar una zona horaria diferente para un evento mientras lo está creando.
Para mostrar el selector de zona horaria , en la pestaña Reunión del organizador o en la pestaña Cita , haga clic en Zonas horarias . Allí, especifique la zona horaria precisa del evento.
Si las versiones anteriores de Outlook para Mac pueden mostrar solo dos zonas horarias, en la versión más reciente de Outlook para Mac para Office 365 y Outlook 2019 no se pueden mostrar menos de tres zonas horarias separadas en el Calendario.
¿Estás ansioso por descargar los calendarios de Outlook? ¡Descubre cómo se hace aquí!
Este artículo le mostró cómo usar el Asistente de programación de Outlook, exportarlo a Excel y establecer la zona horaria para una reunión o cita en Outlook. Fácil, verdad?
Solo recuerde que las instrucciones se aplican a Outlook para Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook 2013.
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