La forma en que almacenamos y gestionamos la información ha cambiado mucho en los últimos años. Además de la perspectiva ecológica del desperdicio de papel mediante la impresión de formularios, papeles de admisión, la administración de la escuela es mucho más eficiente cuando se realiza utilizando un software informático.
El uso de software especializado le ayuda a entender mejor su proceso de reclutamiento de estudiantes, agiliza la entrada de datos, simplifica el manejo del personal y también le mantiene en contacto constante con sus futuros estudiantes.
En este artículo, exploraremos algunas de las mejores opciones de software para escuelas y universidades que le ayudarán a gestionar mejor a sus estudiantes.
Índice del contenido
5 software para la admisión de estudiantes
1
Alma Suite
Alma es un software de admisión y registro increíblemente potente que está diseñado con una interfaz de usuario muy intuitiva que simplifica el proceso.
Alma es una plataforma basada en la nube que contiene una caja de herramientas llena de características útiles que cubren una amplia gama de usos :
- Gestión de aulas – acceso/control remoto, boletines de calificaciones, herramientas de colaboración, etc.
- Libro de notas – seguimiento de la asistencia, resumen de la clase, planificación de la lección, etc.
- Administración de la escuela – gestión de librerías, gestión de cafeterías, gestión de planes de estudio, etc.
- Sistema de información estudiantil – seguimiento de asistencia, pruebas, etc.
En este artículo, nos centraremos en las características que facilitan un proceso de admisión fácil.
Puedes utilizar el Alma para la gestión de solicitudes, candidatos, evaluaciones, cuotas que hay que pagar, formularios aplicados, scoring de tus alumnos, K-12 (notas escolares obtenidas antes de la universidad), e incluso un portal de autoservicio que te permite personalizar tu perfil e interactuar con otros usuarios.
Alma puede ser utilizada incluso por padres que desean facilitar el proceso de selección y solicitud de escuelas. Este software le lleva a través de un proceso paso a paso que cubre el proceso desde la consulta hasta la inscripción e incluso más allá.
Una de las mejores características de Alma es el sistema de información al estudiante. Este elemento le permite rastrear fácilmente la asistencia de los estudiantes, el registro de clases, administrar las aulas e incluso asignar tareas y pruebas electrónicas a sus estudiantes.
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2
Administrador de la escuela
SchoolAdmin es otra gran opción de software que ofrece CRM (gestión de relaciones con el cliente) personalizable, creando fácilmente registros de toda la información proporcionada por su posible estudiante en el proceso de admisión.
Este software proporciona todas las características necesarias para que usted pueda simplemente recopilar información sobre cada candidato. Puede ver la información almacenada en perfiles separados que incluyen datos que van desde los intereses, con quién hablaron por última vez, de qué hablaron específicamente, e información sobre su proceso de admisión hasta ese momento.
Una de las mejores características de SchoolAdmin es la opción Enrollment Management . Esto le permite un acceso rápido a cualquier información que pueda necesitar manteniendo su flujo de trabajo organizado.
Este software ofrece diferentes herramientas que le permiten manejar fácilmente el proceso de inscripción como – múltiples listas de verificación, listas filtrables, solicitantes, datos de inscripción, etc. Si la cantidad de datos que tiene su escuela es abrumadoramente grande, el administrador de la escuela tiene un motor de búsqueda muy sofisticado que le permite personalizar los campos de búsqueda.
Usted puede enviar fácilmente correos electrónicos personalizados creados específicamente en base a su análisis de los candidatos, e incluso compartir información sobre la escuela con las familias interesadas mediante el uso de planes de comunicación automatizados.
Otras características notables de SchoolAdmin incluyen:
- Correo electrónico y generación de cartas personalizadas – cartas de aceptación, invitaciones de puertas abiertas, etc.
- Mensajería de texto – comunicación de texto instantánea con los candidatos
- Formularios dinámicos de consulta: formularios que formulan las preguntas correctas en función de las capacidades de su candidato
- RSVP
- Lista de verificación de preguntas inteligentes: analiza los perfiles de sus candidatos y ofrece una sugerencia basada en el conjunto de habilidades del solicitante
- Proceso de solicitud fácil – proporciona a los padres acceso rápido a la solicitud de sus hijos
- Programación de citas – permite a los padres solicitar fácilmente en línea, y usted puede utilizarlo para fijar fechas para visitas, entrevistas, fechas de exámenes, etc.
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3
PowerSchool
PowerSchool es otro gran software de administración escolar que facilita la gestión del proceso de inscripción de nuevos estudiantes.
Mediante el uso de formularios en línea, esta herramienta permite a los administradores recopilar datos de manera eficiente y, al mismo tiempo, facilita el proceso de inscripción de los padres y alumnos. Esta característica reduce los costos de administración, y también le permite a usted y a sus solicitantes ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de llenar formularios a mano.
Debido a las características en línea de PowerSchool, toda la base de datos de los estudiantes y la información de los estudiantes está protegida. Para los padres y estudiantes, el fácil acceso a esta información es importante porque mantenerla actualizada puede prevenir situaciones no deseadas como complicaciones médicas, información de contactos de emergencia, etc.
Otras características notables incluyen:
- Proceso de registro sencillo y herramientas que le permiten gestionar fácilmente los datos adquiridos
- Formularios de solicitud y consulta sencillos de usar
- Puede exportar informes estándar y personalizados de sus datos
- Elección de escuela y funciones de lotería – simplifica la administración de inscripciones con flujos de trabajo y permisos de usuario incorporados
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4
Azorus
Azorus es un software CRM increíblemente poderoso y la compañía incluso le ofrece la posibilidad de consultarlo como un estándar.
Azorus tiene una amplia gama de características como motor de filtrado y segmentación, comunicaciones por correo electrónico, gestión de eventos, portal web de autoservicio, seguimiento e informes, integración de sis, etc. Si desea ver una lista detallada de las capacidades de cada característica, visite el sitio web oficial de Azorus .
Aunque usted puede hacer mucho más con Azorus, en este artículo nos centraremos sólo en la capacidad de Azorus para construir formas y sus características de reclutamiento digital.
El Constructor de Formularios incluido en Azorus está específicamente diseñado para permitir una fácil admisión mediante el uso de formularios web profesionales. Esta característica hace que sea fácil para el administrador recopilar información importante del estudiante.
Usted puede incluso elegir ver información específica sobre el estudiante basada en la forma en que el solicitante interactúa con el formulario. Azorus tiene la capacidad de cambiar el formulario basado en lo que el estudiante hizo clic o lo que ha imputado en el formulario en línea.
La función de Reclutamiento Digital que se puede encontrar en Azorus le permite recolectar datos fuera de línea en su laptop, y luego subirlos fácilmente a su base de datos CRM después de que el evento haya terminado y usted tenga acceso a una conexión a Internet. Esta característica le permite estar tranquilo con respecto a la seguridad de sus datos, y también hace que la recolección de datos sea mucho más eficiente.
Puede utilizar Digital Recruit con un número ilimitado de sesiones y en cualquier número de dispositivos. Después de que los datos son almacenados, esta función le muestra los resultados específicos y precisos del proceso de recopilación de información.
Uno de los servicios más importantes ofrecidos por Azorus es la asistencia que puede obtener del equipo del sitio. Esto hace de este software una de las mejores opciones del mercado para el CRM de su escuela.
Aquí están algunos de estos servicios:
- Ayuda con la administración de cuentas
- Le permite planificar las comunicaciones con la revisión anual
- Asistencia en el desarrollo del correo electrónico: correos electrónicos de bienvenida, filtrado, etc.
- Pruebas para ver si los correos electrónicos recibidos son compatibles con los clientes de correo electrónico comunes
- Servicios web y gráficos integrados en la plataforma
- Reentrenamiento del personal de más edad o capacitación del personal nuevo
- Revisiones y asistencia sobre campos de formularios, filtros de búsqueda, enlaces, importación de datos, gestión de eventos, informes, etc.
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5
ezRecruit
ezRecruit es otra gran opción de software para CRM, aunque en comparación con Azorus ofrece una lista más corta de características. Aunque esta es una opción de software liviano, esta herramienta está específicamente diseñada para ayudar a las escuelas, colegios y otras instituciones educativas con el proceso de reclutamiento de estudiantes, y también para manejar las relaciones comerciales con los patrocinadores de la escuela.
Algunas de las mejores características de ezRecruit incluyen:
- Le permite centrarse en el proceso de reclutamiento sin perderse en los archivos
- Reduce los costes de marketing de sus campañas de reclutamiento
- Aumenta su tasa de conversión al ofrecer información clara y concisa
- Le permite gestionar su equipo de forma eficiente
- Interfaz de usuario simple e intuitiva – le ofrece una visión clara del proceso de reclutamiento
- Gestión de aplicaciones en línea
- Puede elegir entre usar ezRecruit en línea o como SaaS (software-as-a-service)
Conclusión
En este artículo, exploramos algunos de los mejores programas de admisión escolar que le permiten agilizar el proceso de admisión sin importar cuántos estudiantes necesite procesar.
Usted puede encontrar una amplia gama de características que le permiten mantenerse en contacto con los estudiantes y los padres que solicitan, mantenerse al día con las calificaciones en tiempo real, ordenar las solicitudes de los estudiantes de una manera fácil de entender.
Algunas opciones de software incluso permiten que tanto los estudiantes como los profesores/administradores tengan acceso a modificar la información personal, como los registros médicos y las preferencias en los cuestionarios incorporados.
Las características que el software en esta lista seguramente le permitirá cubrir todas las necesidades de su institución.
Nos encantaría saber qué software utiliza para administrar el proceso de admisión a la escuela. Háganoslo saber en la sección de comentarios a continuación.
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