5 mejores programas de monitoreo de empleados para usar

En el mundo empresarial moderno y competitivo, todas las organizaciones se enfrentan a nuevos retos en cuanto a la productividad sostenida y la creación de la fuerza laboral más comprometida. La obtención de los resultados deseados en cualquier organización depende en gran medida de la consistencia del nivel de productividad de los empleados.

En el entorno empresarial actual, ninguna organización puede alcanzar los más altos niveles de productividad a menos que todos y cada uno de sus empleados se comprometan a mejorar los niveles de productividad de la organización. Esto significa que los empleados contribuirán al crecimiento del negocio.

Pero desafortunadamente, algunos dueños de negocios tienden a fallar en el monitoreo de la productividad diaria de sus empleados, y el resultado es el hecho de que su desempeño laboral será perjudicial para el crecimiento del negocio y esta cosa no podrá ser detectada y controlada.

Una cosa así arruinaría la capacidad de la empresa para alcanzar sus objetivos. Pero gracias a la tecnología y a las herramientas de software para monitorear la productividad de los empleados, las organizaciones no tienen que esperar a que los programas de evaluación del desempeño de los empleados sean demasiado largos para saber cómo les está yendo en el trabajo.

Principales razones para utilizar el software de monitorización de empleados

Los correos electrónicos son la principal fuente de violación de datos para las empresas, ya que los empleados tienen que intercambiar información a través de la correspondencia comercial, por lo que es crucial asegurar y rastrear los datos cuando se les exige que cumplan con las leyes de la HIPAA, las solicitudes GRAMA y los reglamentos de la FINRA.

Existen algunas soluciones sencillas de vigilancia de correo electrónico disponibles en el mercado que le ayudarán a supervisar los correos electrónicos de los empleados para asegurarse de que los datos críticos no se comparten de forma intencionada o involuntaria. Los programas de supervisión de empleados incluyen capacidades de supervisión de correo electrónico y más herramientas para supervisar otras actividades de los empleados mientras realizan su trabajo.

Otro aspecto central del software de monitorización de empleados es la capacidad de controlar su actividad mientras utilizan los equipos de la empresa, como sus portátiles y ordenadores de sobremesa. Estas soluciones le permitirán ver a qué sitios web acceden sus empleados, quiénes son los empleados que normalmente descargan archivos y cuándo se conectan o desconectan las unidades USB.

Estas herramientas también podrán alertarle cuando se busquen palabras clave particulares que requieran preocupación por parte de su empresa y que incluyan búsqueda de empleo, búsqueda de pornografía o búsquedas relacionadas con contactos de la competencia.

Las mejores herramientas para la monitorización del lugar de trabajo le ofrecerán un control administrativo que le permitirá bloquear este tipo de actividades y restringir el acceso a sitios web inapropiados o no seguros. Puede utilizar con éxito las herramientas para supervisar el trabajo de su empleado y averiguar qué es lo que hace un empleado en estos días.

¿Qué debe tener en cuenta desde el punto de vista jurídico y técnico?

La supervisión de los correos electrónicos de los empleados puede parecer una violación de la privacidad de los empleados, pero la Corte Suprema de los Estados Unidos dictaminó en 2010 que es legal que las organizaciones y las empresas supervisen las acciones de los empleados mientras están en el trabajo y mientras utilizan el equipo de la empresa. Esto incluye buscapersonas, ordenadores portátiles, unidades USB y dispositivos móviles. Los programas para monitorear los registros de claves y para capturar contraseñas pueden utilizarse incluso si existe alguna controversia ética en torno al tema de su uso.

Es importante recordar que el gobierno federal no impone restricciones al monitoreo de Internet de los empleados. Por otra parte, hay algunos Estados que dan prioridad a la protección.

Cada vez más estados exigen que los empleados notifiquen a sus trabajadores en caso de que su empresa supervise la actividad en línea de los empleados, lo que incluye pulsaciones de teclas y correos electrónicos. Tales notificaciones pueden ser reveladas en el manual del empleado o como un recordatorio por correo electrónico.

Modo sigiloso vs. modo transparente

Cuando los empleadores utilizan estas herramientas de monitoreo, pueden elegir la opción de utilizarlas en modo sigiloso o transparente.

El modo sigiloso también se conoce como modo silencioso, y esto significa que los empleados no pueden ver el hecho de que están siendo monitoreados. Las herramientas de monitoreo de alta calidad se ejecutarán sin ser vistas y sin ser detectadas por los empleados.

El modo transparente de vigilancia permitirá a sus empleados ver el programa de vigilancia en sus sistemas. Este software requiere la instalación en cada uno de los ordenadores, incluido el portal administrativo. Esto no será tan fácil como el modo oculto, ya que los administradores tendrán que revisar todos y cada uno de los informes de cada sistema para ver cómo les va a los empleados.

¿Cómo funcionan las herramientas de monitoreo?

Las herramientas de seguimiento de empleados deben instalarse en varios sistemas, incluida una estación central, en caso de que los empleadores deseen que no sean detectados por los usuarios. Para que este tipo de herramienta funcione correctamente, primero debe desactivar el cortafuegos y se volverá a activar una vez que se haya completado el proceso de instalación.

Por otro lado, es virtualmente imposible que el programa funcione sin parches y programación adicionales para permitir que el software de monitoreo de PC funcione alrededor del programa. Esto perforará un agujero en el sistema de seguridad y hará que la red sea vulnerable a todo tipo de malware, virus, spyware, etc.

Tenga cuidado con los virus disfrazados

Debe tener en cuenta que hay muchas herramientas de vigilancia de empleados que en realidad son virus disfrazados y, aunque pueden proporcionarle capacidades de registro de teclas y de captura de contraseñas, también recopilan los datos entre bastidores y los venden para violar la seguridad de la organización. La mayoría de las herramientas para monitorear la actividad de los empleados pueden funcionar alrededor del firewall, pero aún es posible que algunas amenazas pasen desapercibidas.

Desplegando el software: Nube y en las instalaciones

Otro aspecto importante a considerar es la forma en que se está implementando el software. La opción más utilizada es la opción local, y la mayoría de las herramientas la ofrecen. Esto le permitirá alojar el programa y los datos que recoge en su propio servidor. Esta solución requiere un poco más de conocimiento de TI y puede tardar más tiempo en configurarse. Por otra parte, las soluciones en nube son más fáciles de gestionar y pueden configurarse con mayor rapidez que la implementación local.

Soluciones que se adaptan a sus necesidades

El software para padres y el software de monitoreo son dos soluciones que monitorean el uso de la computadora personal. Se instalan y se utilizan en un único ordenador, y no suponen las mismas amenazas que las herramientas de vigilancia del correo electrónico, por ejemplo, que ya hemos dicho que funcionan con cortafuegos.

El software de monitoreo y el software para padres vienen con opciones adicionales que están diseñadas para prevenir ataques cibernéticos junto con herramientas para monitorear a los niños y sus cónyuges cuando se conectan.

Hay muchas empresas que también están en busca de software de correo electrónico y aplicaciones que monitorean los mensajes salientes y entrantes en busca de spyware, virus y troyanos.

También existe un software de encriptación de correo electrónico que puede proteger los datos personales y la información crítica cuando se transmiten a terceros. Estas herramientas se asegurarán de que los datos confidenciales sólo sean accedidos y utilizados por personas que realmente necesitan la información, a la vez que la mantienen lo más segura posible.

Aquí están las cinco mejores opciones para monitorear la actividad de los empleados:

Teramind proporciona software que agiliza el proceso de recopilación del comportamiento de los usuarios de los empleados en los PC para identificar actividades sospechosas, monitorear la eficiencia y efectividad, detectar posibles amenazas y asegurar el cumplimiento de la industria. La misión de Teramind es reducir los incidentes de seguridad proporcionando acceso en tiempo real a las actividades de los usuarios mediante advertencias, alertas, redirecciones y bloqueos de usuarios para mantener el negocio y las organizaciones tan seguras y eficientes como sea posible.

El software viene en opciones de implementación tanto locales como basadas en la nube para satisfacer los requisitos de cualquier organización.

Teramind puede identificar con éxito qué usuarios son más riesgosos para su negocio analizando las tendencias en su comportamiento. Usted puede revisar qué políticas en particular han violado y luego educarlos para prevenir futuros incidentes.

Con esta herramienta, también puede escribir reglas que reaccionen ante cualquier actividad observable del usuario, como bloquear el envío de un correo electrónico o alertar cuando se está imprimiendo un documento en particular. También tiene la posibilidad de grabar y registrar toda la actividad, y ellos la reproducen como si fuera un vídeo y analizan los metadatos de las sesiones.

Para empezar a utilizar el software, debe seguir estos pasos:

• Regístrese en el software de monitorización de empleados Teramind Basic Cloud de forma gratuita.
• Instale los agentes de monitorización en los equipos que desee monitorizar y decida si desea controlarlos a tiempo completo o parcial.
• Debe personalizar cada configuración de alerta y supervisión para adaptar la plataforma a sus necesidades.
• Puede acceder a todas las funciones de la plataforma del software para obtener capacidades de monitorización únicas que mejoran tanto la seguridad como la productividad.

HipChat funciona bastante bien como una herramienta complementaria para las plataformas de estilo WorkZone. Se trata de una herramienta de gestión del tiempo que es esencialmente un mensajero instantáneo construido para los lugares de trabajo. Podrás usarlo para configurar salas de chat persistentes o para la comunicación 1 a 1.

Una de sus características más útiles es un completo historial de chat, y ahora los empleados que se perdieron una reunión en HipChat ya no tendrán que interrumpir a alguien más para ponerse al día, sólo tendrán que volver a visitar la sesión y navegar por ella rápidamente.

Este software de seguimiento del tiempo es una herramienta importante para comprobar el rendimiento diario del trabajo de los empleados, y puede resultar ser una oportunidad para identificar qué estrategias conducen a la mayor productividad.

WorkiQ

WorkiQ es una herramienta que rastrea el comportamiento informático de los empleados y proporciona informes sobre el tiempo invertido en aplicaciones no productivas y productivas. El panel de control de la herramienta proporciona unas imágenes claras que le indicarán qué empleados y qué empleados están activamente involucrados en su trabajo y cuáles están siendo continuamente distraídos.

Esta herramienta le ofrece la posibilidad de categorizar todo tipo de actividades, realizar un seguimiento de los procesos en todas las aplicaciones y comparar cómo diferentes usuarios procesan unidades de trabajo similares. Los cuadros de mando de gestión ofrecerán las siguientes ventajas:

• Identificar comportamientos improductivos en el momento de la ocurrencia
• Detección y recompensa del comportamiento productivo
• Comparación de la productividad real de los empleados, incluyendo la combinación y la complejidad del trabajo que manejan los empleados
• Gestión de trabajadores remotos
• Identificar a las personas con mejores resultados para poder replicar sus procesos a lo largo del tiempo
• Mejorar la distribución del trabajo a través de la identificación de habilidades subutilizadas o empleados con exceso de trabajo

DeskTime

DeskTime es una aplicación sencilla y segura de seguimiento del tiempo que le permite aumentar la eficiencia y productividad de su empresa. Usando esta herramienta, usted puede monitorear la actividad diaria, las licencias por enfermedad, las horas extras y las vacaciones de sus empleados más fácilmente. Podrá obtener una visión clara del flujo de trabajo de su equipo. Con DeskTime usted puede rastrear aplicaciones, URLs, y también el tiempo fuera de línea y también puede acceder a datos detallados sobre las formas en que sus empleados están usando aplicaciones y sitios web y lo que están haciendo cuando no están en línea.

La herramienta ofrece capturas de pantalla automáticas y seguidores de la tasa de actividad que le permitirán seguir el tiempo dedicado a proyectos individuales. DeskTime proporciona información detallada e informes para la facturación, y puede utilizarlo para personalizar fácilmente, descargar y también enviar informes CSV para ofrecer a sus clientes la información más precisa sobre la cantidad de trabajo y el tiempo dedicado a todos los proyectos desarrollados por la empresa.

Puede supervisar equipos locales y remotos tanto desde su teléfono móvil como desde su escritorio y, de este modo, podrá ahorrar tiempo al revisar los informes sobre el rendimiento de su empresa mientras se desplaza. El equipo de soporte de la herramienta está disponible a través de chat, correo de voz y también por correo electrónico. El equipo de DeskTime sigue los estándares de seguridad de la industria para asegurar la información personal que se les proporciona.

Asana

Asana es una herramienta que ofrece tareas, proyectos, cuadros de mando y conversaciones para que los equipos puedan mover el trabajo de forma más eficiente de principio a fin. Puede utilizarlo para ver el progreso de cualquier proyecto sin necesidad de programar una reunión de estado o de enviar correos electrónicos. Con esta herramienta, podrá utilizar campos personalizados para realizar un seguimiento de cualquier cosa que sea de gran importancia para usted, ya sean errores, solicitantes de empleo o clientes potenciales.

Puede organizar sus tareas en listas o foros compartidos para todas sus reuniones, programas e iniciativas. Las secciones y columnas le permitirán personalizar su Asana para que se adapte a sus flujos de trabajo y añadir estructura a todos sus proyectos.

Podrás dividir el trabajo de una tarea en partes más pequeñas o dividirlo en múltiples proyectos y cuando una sola tarea se convierte en una iniciativa grande e importante, podrás convertirla rápidamente en un proyecto.

Los comportamientos de los empleados son impredecibles y con la ayuda de estas grandes herramientas usted podrá aumentar su eficiencia en el trabajo y la productividad general de su negocio. Navega por todos ellos y elige el que más te guste, de acuerdo a tus necesidades. Garantizamos la alta calidad de todas las herramientas que hemos comentado anteriormente para controlar la actividad de sus empleados en el trabajo.

HISTORIAS RELACIONADAS PARA VERIFICAR:

• Super list: el mejor software de monitorización para disco duro/USB y red